Puste terminy i odwołane wizyty: 5 sposobów, żeby kalendarz się nie sypał

Pusty termin w kalendarzu to godzina pracy, którą nikt nie zapłaci. Zdarza się w gabinetach, salonach i warsztatach, a wielu właścicieli traktuje to jako część biznesu. Część takich luk da się jednak ograniczyć prostymi nawykami.

Skąd biorą się puste terminy

Najczęściej z trzech powodów: klient zapomniał, klient się rozmyślił i nie dał znać, albo termin w ogóle nie został dobrze zapisany (telefon bez odbioru, notatka na kartce). Każdy z nich ma inne rozwiązanie.

1. Zapisuj wizyty od razu i w jednym miejscu

Notatki na papierze i w kilku komunikatorach prowadzą do pomyłek. Jeden kalendarz, do którego trafia każda rezerwacja, to podstawa. Asystent głosowy Karolina AI zapisuje terminy bezpośrednio w Google Calendar, więc nie zależą od tego, czy zdążyłeś odebrać.

2. Wysyłaj potwierdzenie

Klient, który dostaje wiadomość z datą, godziną i adresem, rzadziej zapomina i ma gotowy dowód do kalendarza. Karolina AI po umówieniu wizyty wysyła klientowi SMS z potwierdzeniem.

3. Ułatw odwołanie

Paradoksalnie łatwe odwołanie zmniejsza liczbę nieobecności bez słowa. Podaj numer, na który wystarczy napisać, i zwolniony termin oddaj komuś innemu.

4. Trzymaj listę oczekujących

Gdy zwalnia się termin, potrzebujesz osób, którym możesz zaproponować miejsce. Prosta lista z numerami (za ich zgodą) wystarczy.

5. Wracaj do klientów, którzy dawno nie byli

Pusty kalendarz to także efekt tego, że stali klienci o Tobie zapomnieli. Bot Powrót uśpionych klientów (pilotaż) wysyła SMS-y do byłych klientów, którzy wyrazili zgodę marketingową, po zatwierdzeniu przez właściciela. Wysyłka w dni robocze w godzinach pracy, małymi partiami, a po odpowiedzi STOP numer jest trwale wyłączony. Zgody klientów potwierdzasz Ty, bo to Twoja baza.

Całość jako ścieżka

W pakiecie „Gabinet” łączymy właśnie te elementy: telefon odebrany i wizyta zapisana, prośba o opinię po wizycie i powrót dawnych klientów. To pilotaż, bez obietnic konkretnych wyników, a szczegóły ceny znajdziesz na stronie pakietu.

Najczęstsze pytania

Czy bot sam przypomina o wizycie?

Po umówieniu wizyty Karolina AI wysyła SMS z potwierdzeniem. Osobne przypomnienia przed wizytą ustalamy indywidualnie i nie obiecujemy ich w standardzie.

Czy mogę wysłać SMS każdemu byłemu klientowi?

Tylko tym, którzy wyrazili zgodę marketingową. To Ty potwierdzasz posiadanie zgód, a bot respektuje wypisanie STOP.

Czy kalendarz musi być w Google?

Obecnie integrujemy się z Google Calendar.

Zobacz też: Uśpieni klienci: jak wrócić do nich SMS-em i nie wyglądać jak spam · Opinie w Google po wizycie: jak zbierać je SMS-em, bez linków i bez wybierania klientów · Ile kosztuje nieodebrany telefon — i jak to policzyć dla swojej firmy

Powiązane na stronie: FAQ: Pakiet „Gabinet” · Jak działają boty · Wszystkie artykuły