Faktura po terminie: jak przypomnieć o płatności i nie zepsuć relacji z klientem

Przypominanie o zapłacie jest niewygodne, więc wiele małych firm odkłada je na później. Problem w tym, że im dłużej czekasz, tym trudniej to zrobić naturalnie. Dobrze ułożona drabina przypomnień zdejmuje z Ciebie ten ciężar i nie wygląda jak atak.

Przypomnienie to nie windykacja

Większość spóźnień wynika z zapominania, a nie ze złej woli. Pierwsze przypomnienia mają więc brzmieć jak serwis, nie jak groźba: krótko, uprzejmie, z numerem faktury, kwotą i terminem.

Przykładowa drabina przypomnień

1. 3 dni przed terminem: informacja, że faktura wkrótce wymaga płatności.
2. W dniu terminu: krótkie przypomnienie, że to dziś.
3. 3 dni po terminie: uprzejme pytanie, czy płatność została wysłana.
4. 7 dni po terminie: bardziej stanowczy ton, prośba o potwierdzenie.
5. 14 dni po terminie: jasny sygnał i propozycja kontaktu.

To jeden z możliwych schematów. Dopasuj go do branży i do klientów, a stałych, dobrze płacących klientów traktuj łagodniej niż nowych.

Dobre praktyki w treści

• podaj numer faktury, kwotę i termin,
• napisz, jak zapłacić i do kogo się zwrócić,
• dodaj zdanie „jeśli już zapłacono, prosimy zignorować wiadomość”,
• pozwól klientowi się wypisać z wiadomości (STOP),
• nie wysyłaj wieczorami i w weekendy.

Jak to wygląda w KREATO

Bot Przypomnienia o płatnościach (pilotaż) wysyła SMS-y według takiej drabiny: lista faktur z pliku lub API, zatwierdzenie przez właściciela na starcie, wysyłka w dni robocze w godzinach pracy, jeden SMS na numer co 2 dni i trwałe wypisanie po odpowiedzi STOP. Odpowiedź w stylu „zapłacone” wstrzymuje przypomnienia i powiadamia Cię na Telegramie. To miękkie przypominanie, a nie windykacja: bot nie rozstrzyga, czy faktura jest opłacona. Start kosztuje 119 zł netto miesięcznie (do 100 SMS), plan roczny 99 zł.

Granice

Automat nie zastąpi rozmowy z klientem, który ma realny problem z płatnością. Przy większych kwotach lub trudnych sprawach lepiej zadzwonić. Więcej o zasadach opisaliśmy w tekście Przypomnienia o płatnościach: SMS-y o fakturach.

Najczęstsze pytania

Czy SMS o płatności to to samo co windykacja?

Nie. To miękkie przypomnienie o terminie. Bot nie decyduje, czy faktura jest opłacona, i nie prowadzi egzekucji.

Co, jeśli klient już zapłacił?

Wystarczy odpowiedź w stylu „zapłacone”. Przypomnienia zostają wstrzymane, a Ty dostajesz powiadomienie.

Czy klient może się wypisać?

Tak. Odpowiedź STOP wyłącza wiadomości trwale.

Zobacz też: Przypomnienia o nieopłaconych fakturach: jak je wysyłać, żeby nie psuć relacji z klientem · Uśpieni klienci: jak wrócić do nich SMS-em i nie wyglądać jak spam · Czego bot głosowy nie powinien robić — granice automatyzacji

Powiązane na stronie: FAQ: Przypomnienia o płatnościach · Jak działają boty · Wszystkie artykuły