Przypomnienia o nieopłaconych fakturach: jak je wysyłać, żeby nie psuć relacji z klientem

Większość klientów nie zalega z płatnością ze złej woli. Faktura wpadła do skrzynki, termin minął w natłoku spraw, nikt nie przypomniał. Dobrze ułożone przypomnienia skracają czas oczekiwania na pieniądze, a relacja z klientem zostaje w dobrym stanie.

Dlaczego faktury są płacone po terminie

• Brak sygnału. Klient dostaje fakturę e-mailem i zapomina o niej, bo nic mu o niej później nie przypomina.
• Brak procesu po Twojej stronie. Przypominasz „kiedy się uda”, więc raz ktoś dostaje wiadomość po tygodniu, a ktoś inny po dwóch miesiącach.
• Niezręczność. Wiele osób unika pisania o pieniądzach, więc sprawa odkłada się w czasie.

Drabinka przypomnień: pięć kroków

Stały schemat ułatwia sprawę, bo każdy klient dostaje to samo, w tym samym tonie i o przewidywalnej porze. Przykładowa drabinka (liczona od terminu płatności):

Zasady, które chronią relację z klientem

• Jedna wiadomość na numer w ciągu dwóch dni. Jeśli klient ma kilka zaległych faktur, nie dostaje serii SMS-ów jednego dnia.
• Godziny wysyłki. Tylko dni robocze, w przedziale ustalonym z Tobą (np. 9:00–18:00).
• Furtka „jeśli opłacona”. Zawsze zostawiasz klientowi możliwość wyjaśnienia, bez oskarżeń.
• STOP działa od razu. Klient, który odpisze STOP, nie dostanie kolejnych wiadomości.
• Odpowiedź „zapłaciłem” wstrzymuje wysyłkę i daje Ci znać, żebyś sprawdził konto.
• Stare zaległości zostają dla człowieka. Faktury przeterminowane o ponad dwa miesiące nie są przypominane automatycznie.

Jak to robimy w KREATO

Bot przypomnień pracuje na liście faktur, którą mu przekazujesz: numer, kwota, termin, telefon klienta. Dane można zaimportować z pliku lub przez API; format zgodny z eksportem z Fakturowni jest przygotowany, a integracja z innymi programami do fakturowania zależy od ich możliwości. Codziennie bot sprawdza, którym fakturom przypada kolejny krok drabinki, i układa wiadomości.

1. Na początku wiadomości czekają na Twoją akceptację: widzisz, co i do kogo pójdzie. Gdy zaufasz schematowi, możesz włączyć wysyłkę automatyczną.
2. SMS-y wychodzą w ustalonych godzinach, w małych paczkach, z limitem miesięcznym.
3. Wieczorem dostajesz na Telegram krótki raport: ile wysłano, ile faktur jest po terminie i na jaką kwotę.
4. Gdy faktura zostanie opłacona (import statusu albo Twoje oznaczenie), przypomnienia kończą się natychmiast.

Usługa jest uruchamiana jako pilotaż: zaczynamy od kilku faktur, sprawdzamy odbiór wiadomości i dopiero potem zwiększamy skalę.

Czego bot nie robi

• Nie grozi, nie wystawia wezwań prawnych i nie nalicza odsetek.
• Nie ocenia, czy klient zapłacił — to potwierdza Twój system lub Ty.
• Nie wysyła wiadomości na numery, które odpisały STOP.

Ile to kosztuje

Pilotaż „Przypomnienia o płatnościach”: Start 119 zł netto miesięcznie (do 100 SMS) albo Plus 159 zł (do 300 SMS). W planie rocznym płacisz za 10 miesięcy, a korzystasz 12: odpowiednio 99 zł i 133 zł miesięcznie. Ponad limit: 0,25 zł za SMS po uzgodnieniu. Szczegóły i zakres: strona usługi.

Najczęstsze pytania

Czy SMS z przypomnieniem o fakturze to spam?

Przypomnienie o terminie płatności dotyczy istniejącej umowy z klientem i nie powinno zawierać treści reklamowych. Mimo to każda wiadomość powinna mieć prostą możliwość rezygnacji (odpowiedź STOP). Przy wątpliwościach prawnych skonsultuj zakres z prawnikiem — ten artykuł nie jest poradą prawną.

Co jeśli klient napisze, że już zapłacił?

Bot nie ocenia, czy płatność wpłynęła. Odpowiedź w stylu „zapłaciłem” wstrzymuje kolejne przypomnienia dla tej faktury i wysyła Ci alert, żebyś sprawdził wpływ na koncie. Dopiero Ty (albo import statusu z systemu fakturowania) oznaczasz fakturę jako opłaconą.

Czy to jest windykacja?

Nie. To miękka obsługa terminów: grzeczne przypomnienia przed i po terminie. Bot nie grozi, nie naliczy odsetek i nie wzywa do zapłaty w imieniu kancelarii. Faktury mocno przeterminowane trafiają do decyzji człowieka.

Zobacz też: Bot, który odpowiada pracownikom z dokumentów firmy · Uśpieni klienci: jak wrócić do nich SMS-em · Jak działają nasze boty

Powiązane na stronie: Wszystkie artykuły