Przypomnienia o płatnościach: SMS, który pilnuje terminu faktury za Ciebie

Faktura wystawiona, termin mija, a Ty nie masz czasu pisać „czy już opłacone?”. Bot KREATO sam wysyła klientom krótkie, uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim, a Ty dostajesz wieczorem podsumowanie na Telegram. Pierwsze wiadomości możesz zatwierdzić ręcznie, a klient może zrezygnować jednym słowem.

Schemat działania

Co robi bot

• Przyjmuje listę faktur: numer, kwota, termin płatności, imię i telefon klienta. Dane przesyłasz plikiem lub przez API; przygotowaliśmy też format zgodny z eksportem z Fakturowni.
• Układa przypomnienia według stałej drabinki: 3 dni przed terminem, w dniu terminu oraz 3, 7 i 14 dni po nim. Ton rośnie od uprzejmego do stanowczego, ale zawsze z furtką „jeśli opłacona, zignoruj”.
• Czeka na Twoją akceptację (na początku): widzisz, co i do kogo pójdzie. Gdy zaufasz schematowi, włączamy wysyłkę automatyczną.
• Wysyła SMS-y w dni robocze, w ustalonych godzinach (domyślnie 9:00–18:00), małymi paczkami.
• Obsługuje odpowiedzi: „STOP” wypisuje numer, a odpowiedź w stylu „zapłaciłem” wstrzymuje przypomnienia dla tej faktury i wysyła Ci alert, żebyś sprawdził wpływ na koncie.
• Raportuje: wieczorem na Telegramie: ile SMS-ów wysłano, ile faktur jest po terminie i na jaką kwotę.

Przykładowe wiadomości

To szablony ilustracyjne z wymyślonymi nazwami i kwotami, a nie wiadomości do prawdziwych klientów.

Jak to jest zabezpieczone

• Jeden SMS na numer w ciągu dwóch dni, nawet gdy klient ma kilka zaległych faktur.
• STOP na stałe: numer, który odpisał STOP, nie dostanie kolejnych wiadomości.
• Brak gróźb i odsetek: to miękkie przypomnienia, a nie windykacja. Faktury przeterminowane o ponad dwa miesiące zostają dla człowieka.
• Bot nie ocenia, czy klient zapłacił. Fakturę oznaczasz jako opłaconą Ty (albo import statusu z Twojego programu); samo „zapłaciłem” od klienta tylko wstrzymuje wysyłkę.
• Limit miesięczny SMS zależny od pakietu; po jego wyczerpaniu wysyłka się zatrzymuje.
• Potwierdzenie podstawy kontaktu: przed startem prosimy o Twoje potwierdzenie, że kontaktujesz się z klientami w sprawie ich faktur. Treść wiadomości nie zawiera reklam.

Cennik (ceny netto za miesiąc)

Ceny netto. Domyślnie wystawiamy rachunek bez VAT; na życzenie faktura z VAT przez platformę Useme. Usługa startuje jako pilotaż: zaczynamy od kilku faktur i sprawdzamy odbiór wiadomości, zanim zwiększymy skalę.

Czego bot nie robi

• Nie prowadzi windykacji, nie grozi i nie nalicza odsetek.
• Nie łączy się jeszcze automatycznie z programami do fakturowania (import z pliku lub API; integracje ustalamy indywidualnie).
• Nie wysyła e-maili (na razie tylko SMS) ani wiadomości z linkami.
• Nie gwarantuje, że klient zapłaci szybciej.

Jak wygląda wdrożenie

1. Przysyłasz kilka faktur do pilotażu (plik lub eksport) i potwierdzasz podstawę kontaktu z klientami.
2. Ustalamy godziny wysyłki, drabinkę i limit.
3. Pierwsze przypomnienia zatwierdzasz ręcznie; potem możesz włączyć wysyłkę automatyczną.
4. Co wieczór widzisz podsumowanie na Telegramie.

Najczęstsze pytania

Czy SMS z przypomnieniem o fakturze to spam?

Przypomnienie o terminie płatności dotyczy istniejącej umowy z klientem i nie zawiera treści reklamowych. Mimo to każda wiadomość ma prostą możliwość rezygnacji (odpowiedź STOP). To nie jest porada prawna; przy wątpliwościach skonsultuj zakres z prawnikiem.

Co jeśli klient napisze, że już zapłacił?

Przypomnienia dla tej faktury zostają wstrzymane, a Ty dostajesz alert na Telegram, żeby sprawdzić wpływ na koncie. Fakturę oznaczasz jako opłaconą Ty albo import statusu z Twojego programu.

Czy bot łączy się z Fakturownią lub iFirmą?

Przygotowaliśmy import w formacie eksportu z Fakturowni; ze względu na pilotaż integracje z programami do fakturowania ustalamy indywidualnie, a na razie dane trafiają do bota z pliku lub przez API.

Ile kosztuje i co po wyczerpaniu limitu?

Start 119 zł netto miesięcznie (do 100 SMS) albo Plus 159 zł (do 300 SMS). W planie rocznym płacisz za 10 miesięcy, a korzystasz 12: odpowiednio 99 zł i 133 zł miesięcznie. Po wyczerpaniu limitu wysyłka się zatrzymuje, a dodatkowe SMS-y kosztują 0,25 zł za sztukę po uzgodnieniu. Ceny netto; domyślnie rachunek bez VAT, na życzenie faktura z VAT przez Useme.

Zobacz też: Przypomnienia o nieopłaconych fakturach — jak nie psuć relacji (artykuł) · Asystent dokumentów firmowych · Jak działają nasze boty · RODO i AI — lista kontrolna