RODO i AI — co sprawdzić przed wdrożeniem voicebota w firmie

Voicebot odbiera telefony i często nagrywa rozmowy. To oznacza przetwarzanie danych osobowych, więc obowiązują Cię przepisy RODO. Poniżej lista rzeczy do sprawdzenia przed wdrożeniem.

1. Poinformuj rozmówcę, że rozmawia z AI

Osoba dzwoniąca powinna wiedzieć, że po drugiej stronie jest asystent AI. Nasza Karolina przedstawia się jako asystent AI na początku rozmowy. W prawie UE (AI Act) obowiązki przejrzystości wobec osób wchodzących w interakcję z systemem AI są osobno uregulowane — sprawdź ich aktualny zakres.

2. Poinformuj o nagrywaniu

Jeśli rozmowy są nagrywane, rozmówca powinien dostać krótką informację na początku połączenia oraz łatwy dostęp do pełnej klauzuli (np. na stronie). Ustal, jak długo przechowujesz nagrania i kiedy je usuwasz — u nas jest to 90 dni.

3. Ustal role: administrator i podmiot przetwarzający

Gdy voicebot odbiera telefony Twojej firmy, administratorem danych dzwoniących jesteś Ty. Dostawca voicebota działa jako podmiot przetwarzający i potrzebujesz z nim umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). U nas umowa jest podpisywana przed uruchomieniem.

4. Sprawdź podwykonawców i miejsce przetwarzania

Voicebot korzysta z kilku usług: telefonii, rozpoznawania mowy, modelu językowego, syntezy mowy, bazy danych. Poproś o listę i sprawdź, czy dane opuszczają Europejski Obszar Gospodarczy i na jakiej podstawie. Aktualną listę naszych dostawców znajdziesz w polityce prywatności.

5. Ogranicz zakres danych

Bot ma zbierać to, co potrzebne do załatwienia sprawy: imię, numer, termin, krótki opis. Nie pytaj bez potrzeby o dane wrażliwe (np. o zdrowie). Jeśli firma działa w medycynie, zastanów się wspólnie z prawnikiem, jakie dane bot może przyjmować, a jakie powinien przekierować na człowieka.

6. Zdecyduj, kto podejmuje decyzje

Voicebot powinien zbierać dane i umawiać terminy, a nie podejmować decyzji, które istotnie wpływają na człowieka (np. odmowa usługi). W trudnych sprawach powinien przekazać rozmowę człowiekowi.

7. Przygotuj odpowiedzi na prośby osób

Osoba, której dane są przetwarzane, może poprosić o dostęp, poprawienie lub usunięcie danych. Ustal, kto i w jakim czasie odpowiada (RODO: do miesiąca) oraz jak znaleźć nagranie danej osoby.

Krótka lista kontrolna

• Informacja o AI na początku rozmowy
• Informacja o nagrywaniu i klauzula na stronie
• Umowa powierzenia z dostawcą
• Lista podwykonawców i miejsc przetwarzania
• Okres przechowywania nagrań i sposób ich usuwania
• Procedura obsługi próśb osób, których dane dotyczą
• Przekazanie trudnych spraw człowiekowi

Powiązane na stronie: Polityka prywatności KREATO.AI · Wszystkie artykuły