Asystent biura: pytasz w Telegramie, a on sprawdza faktury i przygotowuje przypomnienia
Właściciel małej firmy nie ma czasu otwierać arkuszy, żeby sprawdzić, kto jest winien pieniądze. Asystent biura siedzi w Telegramie: piszesz „raport” albo „przypomnij dłużnikom” i dostajesz odpowiedź na podstawie Twoich prawdziwych danych. Nic nie zostanie wysłane ani zmienione, dopóki nie odpowiesz TAK.
Co potrafi asystent
| Polecenie | Co się dzieje |
|---|---|
| „Raport” | Liczba i suma otwartych oraz przeterminowanych faktur, płatności z ostatnich 7 dni, wykorzystanie limitu SMS i wiadomości do asystenta. |
| „Przypomnij dłużnikom” | Przygotowuje SMS-y z przypomnieniem o płatności i pokazuje, ile wyjdzie. Wysyłka dopiero po Twoim TAK, w godzinach okna SMS. |
| „Dodaj fakturę FV 12/10/2026 na kwotę brutto 1 tys. zł, termin 30.10” | Zapisuje fakturę na liście (numer, kwota i termin są wymagane; nazwa klienta i telefon opcjonalnie). Po potwierdzeniu. |
| „Faktura FV 12/10/2026 opłacona” | Oznacza fakturę jako opłaconą i anuluje dalsze przypomnienia. Po potwierdzeniu. |
| Krótkie pytanie o fakt z internetu | Asystent wyszuka odpowiedź i potraktuje wynik jako dane, nie polecenie. |
Jak zaczynasz
Po zamówieniu dostajesz od nas jednorazowy kod połączenia (8 znaków, ważny 7 dni). Piszesz do asystenta w Telegramie /start KOD i Twój czat zostaje połączony z Twoją firmą. Od tej chwili tylko ten czat ma dostęp do danych firmy; obcy użytkownik dostaje komunikat, że czat nie jest połączony. Po pięciu błędnych kodach w ciągu godziny czat jest blokowany na godzinę.
Cena
Asystent korzysta z listy faktur bota Przypomnienia o płatnościach (od 119 zł netto miesięcznie), dlatego w pilotażu działają razem. Cenę zestawu ustalamy indywidualnie z pierwszymi firmami. Ceny netto. Domyślnie wystawiamy rachunek bez VAT; na życzenie faktura z VAT przez platformę Useme.
Chcesz wejść do pilotażu?
Napisz do nas. Odpiszemy e-mailem i pokażemy, jak wygląda rozmowa z asystentem na przykładzie Twojej firmy.
biuro@kreato.techZasady bezpieczeństwa
- Asystent przedstawia się jako AI. Rozmawiasz z programem, nie z człowiekiem.
- Nic bez Twojego TAK. Wysyłka SMS, dodanie faktury i zmiana statusu wymagają potwierdzenia. Potwierdzenie rozpoznajemy po samym słowie, a nie po tym, co „zrozumiał” model.
- Dane tylko Twojej firmy. Firma jest rozpoznawana po połączonym czacie, a nie po tym, co ktoś napisze w wiadomości.
- Wąski zakres. Asystent nie płaci, nie usuwa danych i nie wysyła wiadomości poza przypomnieniami o płatnościach. Polecenia spoza zakresu odrzuca.
- SMS do dłużników: STOP działa od razu i na stałe, a podstawy kontaktu z klientami potwierdzasz Ty (to nie jest porada prawna; przy wątpliwościach skonsultuj zakres z prawnikiem).
- Dane i RODO: asystent przetwarza dane Twoich klientów (nazwa, telefon, numer i kwota faktury) wyłącznie na Twoje polecenie. Treść wiadomości trafia do modelu językowego dostawcy AI w zakresie potrzebnym do odpowiedzi; zasady opisuje umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) zawierana przed startem. Szczegóły: RODO i AI — lista kontrolna.
Czego asystent jeszcze nie robi
- Nie wystawia faktur ani rachunków w PDF; „dodaj fakturę” tylko zapisuje wpis na liście, żeby można było wysyłać przypomnienia.
- Nie łączy się automatycznie z programami księgowymi; faktury trafiają na listę przez asystenta albo przez import.
- Nie dzwoni do klientów. Na razie komunikuje się tylko z Tobą i, po Twoim TAK, wysyła przypomnienia SMS.
- Nie gwarantuje odzyskania należności; skraca czas, w którym o zaległości w ogóle się dowiadujesz.
To pilotaż z pierwszymi firmami. Nie podajemy przykładów wyników, bo nie chcemy ich zmyślać. Zobacz też schematy wszystkich botów i pakiet „Gabinet”.
Najczęstsze pytania
Czym Asystent biura różni się od zwykłego czatu z AI?
Asystent zna Twoje dane: listę faktur, terminy, limity SMS. Odpowiada na ich podstawie i nie zmyśla liczb. Nie ogranicza się do rozmowy: potrafi przygotować przypomnienia SMS dla dłużników lub dodać fakturę. Każde takie działanie wykona dopiero po Twoim potwierdzeniu słowem TAK.
Czy asystent może coś wysłać albo zmienić bez mojej zgody?
Nie. Asystent najpierw przygotowuje działanie (np. „wysłać 3 SMS-y z przypomnieniem”) i pokazuje je w czacie. Dopiero Twoje TAK uruchamia wykonanie, a NIE je anuluje. Propozycja wygasa po 15 minutach. Asystent nie płaci, nie usuwa danych i nie wysyła wiadomości poza przypomnieniami o płatnościach. Przedstawia się jako asystent AI.
Ile kosztuje Asystent biura i co z limitem wiadomości?
199 zł netto miesięcznie, w planie rocznym płacisz za 10 miesięcy, a korzystasz 12: 165 zł miesięcznie (1 990 zł za rok). W cenie jest 600 wiadomości do asystenta miesięcznie; po przekroczeniu asystent odmawia kolejnych poleceń do końca miesiąca lub zwiększenia limitu, a potwierdzanie przygotowanych działań (TAK/NIE) nadal działa. Asystent korzysta z listy faktur bota „Przypomnienia o płatnościach” (od 119 zł netto), dlatego w pilotażu działają razem; cenę zestawu ustalamy indywidualnie. To pilotaż, ceny netto; domyślnie rachunek bez VAT, na życzenie faktura z VAT przez Useme.
Zobacz też: Przypomnienia o płatnościach · Asystent dokumentów · Jak działają nasze boty · FAQ nr 51