Asystent dokumentów firmowych: pracownik pyta, bot odpowiada z Twoich procedur

Ile dni wcześniej zgłosić urlop? Co robić przy L4? Jakie są zasady pracy na wysokości? Odpowiedzi są w dokumentach, ale pytania i tak trafiają do szefa. Asystent KREATO odpowiada pracownikom w Telegramie na podstawie Twoich regulaminów i instrukcji, podaje, z którego dokumentu korzysta, a gdy odpowiedzi nie ma, mówi to wprost.

Schemat działania

Co robi asystent

• Odpowiada tylko z Twoich dokumentów: regulamin pracy, BHP, procedury, FAQ dla pracowników. Pod odpowiedzią podaje tytuły dokumentów-źródeł.
• Nie zgaduje: gdy w dokumentach nie ma odpowiedzi, pisze „nie znalazłem” i kieruje do przełożonego.
• Respektuje prawa dostępu: każdy dokument ma przypisane grupy (np. „teren”, „biuro”, „zarząd”), a pracownik widzi tylko to, do czego ma dostęp. Filtr działa w bazie danych, zanim model AI dostanie jakikolwiek fragment.
• Dodawanie pracowników kodem: administrator tworzy jednorazowy kod zaproszenia (ważny 7 dni), a pracownik wysyła do bota /start KOD.
• Pokazuje luki: pytania bez odpowiedzi pokazują, czego brakuje w Twoich procedurach.

Jak to wygląda w praktyce

Przykład z naszych testów na dokumentach demonstracyjnych z wymyślonymi danymi, nie na dokumentach klienta.

Bezpieczeństwo i dane

• Do wygenerowania odpowiedzi treść pytania i dobrane fragmenty dokumentów trafiają do dostawcy modelu AI (OpenAI). Dlatego nie wgrywamy dokumentów z danymi wrażliwymi, jeśli nie ma takiej potrzeby.
• Zapisujemy historię pytań (kto, kiedy, czy znaleziono odpowiedź), żeby pilnować limitu i wychwytywać luki w dokumentach.
• Zakres danych i sposób przetwarzania ustalamy z Tobą przed wdrożeniem (lista kontrolna RODO dla botów AI).
• Żaden system oparty na modelu językowym nie daje stuprocentowej gwarancji poprawności. Przy sprawach ważnych prawnie sprawdź źródło, które bot podaje pod odpowiedzią.

Cennik (ceny netto za miesiąc)

Ceny netto. Domyślnie wystawiamy rachunek bez VAT; na życzenie faktura z VAT przez platformę Useme. Usługa startuje jako pilotaż: zaczynamy od kilku dokumentów i kilku pracowników.

Czego asystent nie robi

• Nie zastępuje decyzji przełożonego ani interpretacji prawnej.
• Na razie przyjmuje dokumenty jako tekst; pliki PDF i Word konwertujemy przed wgraniem. Inne komunikatory niż Telegram ustalamy indywidualnie.
• Nie naprawia sprzecznych lub nieaktualnych dokumentów: odpowie na podstawie tego, co znajdzie.

Jak wygląda wdrożenie

1. Przysyłasz kilka dokumentów do pilotażu i wskazujesz, kto ma do jakich dostęp.
2. Przygotowujemy dokumenty, grupy i zaproszenia dla pracowników.
3. Pracownicy łączą się kodem w Telegramie i zadają pytania.
4. Po kilku tygodniach razem przeglądamy pytania bez odpowiedzi i uzupełniamy dokumenty.

Najczęstsze pytania

Czy bot może zmyślać odpowiedzi?

Bot dostaje do odpowiedzi tylko fragmenty Twoich dokumentów i ma polecenie, by nie zgadywać. Gdy odpowiedzi nie ma, mówi to wprost. Żaden system oparty na modelu językowym nie daje stuprocentowej gwarancji, dlatego przy sprawach ważnych prawnie sprawdź podane źródło.

Czy każdy pracownik widzi wszystkie dokumenty?

Nie. Każdy dokument ma przypisane grupy, a pracownik należy do wybranych grup. Fragmenty spoza jego uprawnień są odfiltrowane w bazie danych, zanim cokolwiek trafi do modelu AI.

Jakie dokumenty mogę wgrać?

Obecnie przyjmujemy treść jako tekst: regulaminy, instrukcje, procedury, FAQ. Pliki PDF lub Word konwertujemy przed wgraniem. Nie wgrywaj dokumentów z danymi osobowymi pracowników, jeśli nie jest to konieczne.

Ile to kosztuje?

Team 239 zł netto miesięcznie (5 pracowników, 50 dokumentów, 1 000 pytań) albo Firma 359 zł (20 pracowników, 200 dokumentów, 3 000 pytań). W planie rocznym płacisz za 10 miesięcy, a korzystasz 12: odpowiednio 199 zł i 299 zł miesięcznie. Ponad limit pytań: 39 zł za kolejne 1 000 po uzgodnieniu. Ceny netto; domyślnie rachunek bez VAT, na życzenie faktura z VAT przez Useme.

Zobacz też: Bot, który odpowiada pracownikom z dokumentów firmy (artykuł) · Przypomnienia o płatnościach · Jak działają nasze boty · RODO i AI — lista kontrolna